Datenschutzerklärung

Wenn Sie uns über das Formular kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (Unternehmen, Ansprechperson, E-Mail-Adresse, optional Telefon und Website, genutztes Postfach, Einsatzzweck, Nachricht) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und für Anschlussfragen. Rechtsgrundlage: Art 6 Abs 1 lit b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage). Speicherdauer: bis zur Erledigung Ihrer Anfrage, längstens 12 Monate, danach Löschung, sofern kein Vertrag zustande kommt.

Unsere Website wird bei Vercel Inc. (Region Frankfurt) gehostet; beim Aufruf fallen technisch notwendige Zugriffsdaten an (IP-Adresse, Zeitpunkt, abgerufene Seite). Rechtsgrundlage: Art 6 Abs 1 lit f DSGVO (berechtigtes Interesse: sicherer, stabiler Betrieb).

Unsere Postfächer betreibt easyname GmbH (Österreich). Anfragen per E-Mail verarbeiten wir wie unter 1.

Diese Website setzt keine Analyse- oder Marketing-Cookies ein.

Der Dienst erstellt für unsere Kundinnen und Kunden Antwortentwürfe zu eingehenden E-Mails. Dazu verbindet der Kunde sein eigenes Postfach.

Rollen: Für die Daten im Postfach unserer Kunden — insbesondere die Daten der Personen, die dorthin schreiben — ist der jeweilige Kunde datenschutzrechtlich verantwortlich. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich in seinem Auftrag und nach seinen Weisungen (Auftragsverarbeitung nach Art 28 DSGVO). Für das Kundenkonto selbst (Registrierung, Anmeldung, Verwaltung der Postfach-Verbindung) sind wir Verantwortlicher; Rechtsgrundlage: Art 6 Abs 1 lit b DSGVO.

Zugangsdaten: Die Zugangsdaten zum verbundenen Postfach werden verschlüsselt gespeichert und ausschließlich serverseitig verwendet, um Nachrichten abzurufen und freigegebene Antworten zu versenden. Sie werden weder an den Browser zurückgegeben noch gegenüber Dritten offengelegt und werden gelöscht, sobald die Verbindung getrennt wird oder das Vertragsverhältnis endet.

KI-gestützte Entwürfe: Zur Einordnung einer Anfrage und zur Erstellung des Antwortentwurfs wird der Inhalt der eingehenden E-Mail an ein KI-Sprachmodell übermittelt, das wir als Dienstleister einsetzen. Der Entwurf wird anschließend einer Person beim Kunden zur Prüfung und Freigabe vorgelegt; erst die Freigabe löst den Versand aus. Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art 22 DSGVO findet nicht statt.

Zugriff auf das Postfach: Der Dienst liest das verbundene Postfach und legt Entwürfe ab. Er löscht, verschiebt oder verändert keine Nachricht im Postfach unseres Kunden.

Speicherdauer: Der Inhalt einer eingehenden Nachricht und der zugehörige Antwortentwurf werden gelöscht bzw. geschwärzt, sobald der Vorgang abgeschlossen ist (gesendet, abgelehnt oder verworfen), spätestens zwei Tage danach; bleibt ein Entwurf offen, bleibt der Inhalt bis zum Abschluss des Vorgangs gespeichert. Aus beantworteten Anfragen abgeleitete Wissens-Vorschläge samt geschwärztem Beleg-Zitat werden spätestens nach zehn Tagen automatisch gelöscht. Metadaten (Absender, Betreff, Zeitpunkt, Bearbeitungsstatus) und Protokolleinträge bleiben für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert und werden danach gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Für den Betrieb setzen wir Dienstleister als Auftragsverarbeiter ein, und zwar in folgenden Kategorien: Hosting und Datenbank, KI-Sprachmodelle für die Entwurfserstellung, E-Mail-Infrastruktur für unsere eigenen Systemnachrichten sowie Fehler-Monitoring. Die Verarbeitung erfolgt in Rechenzentren innerhalb der EU bzw. des EWR; eine Übermittlung in ein Drittland ist nicht beabsichtigt. Einzelne dieser Dienstleister gehören zu Unternehmensgruppen mit Sitz in den USA; soweit dadurch ein Zugriff aus einem Drittland nicht ausgeschlossen werden kann, stützen wir uns auf den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission zum EU-US Data Privacy Framework bzw. auf Standardvertragsklauseln nach Art 46 Abs 2 lit c DSGVO. Die namentliche Liste der eingesetzten Auftragsverarbeiter ist Bestandteil des Auftragsverarbeitungsvertrags mit unseren Kunden; darüber hinaus nennen wir sie Betroffenen auf Anfrage an kontakt@ignatiusagents.at.

Schreiben Sie an einen Betrieb, der Ignatius Agents einsetzt, ist dieser Betrieb für Ihre Daten verantwortlich; wir verarbeiten sie ausschließlich in seinem Auftrag. Ihre Nachricht wird aus seinem Postfach abgerufen, gespeichert und zur Erstellung eines Antwortentwurfs an ein KI-Sprachmodell übermittelt; über die Antwort an Sie entscheidet ein Mensch. Im Postfach des Betriebs wird Ihre Nachricht weder gelöscht noch verschoben. Ihre Rechte nach Art 15–21 DSGVO machen Sie bei diesem Betrieb geltend; eine Anfrage an kontakt@ignatiusagents.at leiten wir dorthin weiter.

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art 15–21 DSGVO): kontakt@ignatiusagents.at. Beschwerderecht: Österreichische Datenschutzbehörde (dsb.gv.at).